Die Gestaltung von E-Mail-Signaturen für unsere Kunden ist ein wiederkehrendes Thema und gleichzeitig ein wiederkehrendes Übel in der Umsetzung, wenn man am Ende des Auftrages zufriedene Kunden haben möchte. Gleich mehrere Faktoren beeinflussen die Darstellung der Signaturen: Bildschirmauflösung, Bildschirmbreite, Betriebssystem, das Erscheinungsbild der Benutzeroberfläche, Gerät und Mail-Client. Alle Faktoren im Griff zu haben, also Exzellenz zu erreichen, ist schlicht nicht möglich.
Mobile first
Zuerst muss beachtet werden, dass über achtzig Prozent der E-Mails zuerst auf einem Smartphone geöffnet werden. Viele Betriebssysteme von Smartphones kennen heute zwei verschiedene Erscheinungsbilder, den Dark Mode und den Light Mode, was auf die Signatur natürlich Einfluss hat: entweder sie wird auf schwarzem oder weissem Grund angezeigt. Gerade bei E-Mail-Signaturen gilt also «Mobile First». Wenn man aber alle andern Darstellungsprobleme auf dem Mobile Device einmal gelöst hat, bleibt mindestens noch das Problem bestehen, dass Bilder (etwa das Firmenlogo) unscharf dargestellt werden. Bilder in Signaturen können immer noch nicht mit doppelter Auflösung oder als SVG-Datei integriert werden, was für hochauflösende Retina-Displays aber eben nötig wäre. Nebenbei: das Problem unscharf dargestellter Bilder in Signaturen ergibt sich natürlich auch auf Retina Displays an Desktopcomputern und Laptops.
What goes around comes around
Die Gestaltung von Signaturen in E-Mail-Clients (Outlook oder Apple Mail) selbst ist mühsam und es stehen auch nicht alle Möglichkeiten zur Verfügung (etwa die Wahl der Unterstreichungsfarbe bei Links). Wir haben uns hier deshalb schon eines ziemlich holprigen Prozesses bedient, in dem wir die Gestaltung in Word umgesetzt und dann die Signaturen von Word nach Outlook kopiert haben, was tatsächlich nach einigen Tests und angepassten Einstellungen in Word zu akzeptablen Ergebnissen führt. Bei Apple Mail und Mobile Clients funktioniert das allerdings nicht. Und wirklich professionell ist der Weg keinesfalls.
Signaturen in Smartphone und Tablet
Hat man den Anspruch, dass E-Mail-Signaturen immer gleich aussehen, egal ob die E-Mail in Apple Mail auf dem Smartphone/Tablet oder in Outlook auf dem Laptop verfasst wurde, sinken die Möglichkeiten zur Gestaltung von E-Mail-Signaturen drastisch — unter iOS sind keine «gestalteten» Signaturen mit Bildern möglich. Was bleibt ist Text. Jedenfalls nicht ohne die Zuhilfenahme zusätzlicher Software, aber auch damit fielen unsere Tests bisher ernüchternd aus. Übrigens: — «Sent from my iPhone» zeigt das Gegenteil von Exzellenz.
Und dann noch: Spam
Eine weitere Erfahrung ist, dass Links in E-Mail-Signaturen leider oft dazu führen, dass E-Mails als Spam markiert werden und von Mailclients oder dem Mailserver von der Inbox ferngehalten werden. Insbesondere Links auf Social-Media-Plattformen oder Links, in denen der verlinkte Text technisch nichts mit der hinterlegten URL zu tun hat, machen Sorgen, so jedenfalls unsere eigene Erfahrung. Diese Probleme kennt man auch von Newslettern.
Das Logo in der Signatur
Je nach Einstellungen im Mail-Client und je nach dem, wie Bilder in die Signatur eingebunden sind, werden Bilder beim Empfänger gar nicht erst dargestellt bzw. nur als Image-Platzhalter — was nicht wirklich attraktiv ist. Bei Apple nennt sich diese Einstallung «Alle entfernten Inhalte blockieren», dargestellt werden nur Bilder, die als Code in die E-Mail eingebettet sind.
Organisation
In Organisationen mit mehreren Mitarbeitern und wechselnden E-Mail-Signaturen, etwa weil Promotionen darin enthalten sind, führt kein Weg an einer Software zur zentralen Verwaltung der Signaturen und eine Person herum, die als Signaturen-Manager fungiert. Unserer Erfahrung nach leistet hier Exclaimer gute Dienste.
Prosaische Signaturen
Last-but-not-least gibt es einen Zielkonflikt zwischen Sender und Empfänger. Der Sender möchte oft so viel (werbewirksamen) Inhalt wie möglich in seiner Signatur versenden, der Empfänger hingegen möchte so wenig wie möglich davon erhalten. So sind Signaturen heute nicht selten länger als die Nachricht selbst, was viele Empfänger nervt, besonders, wenn etwa zu einem Projekt viel Korrespondenz anfällt.
Fazit
Meiner Meinung nach gibt es die perfekte E-Mail-Signatur nicht. Um es mit den Worten von Thomas Sowell zu sagen: There are no solutions only trade-offs. Welche Kompromisse man eingehen möchte, muss von Fall zu Fall untersucht werden. Mit den Bordmitteln von Outlook oder Apple Mail allein gelingen keine wirklich guten Signaturen. Das mit Abstand beste Ergebnis haben wir unter Windows mit dem Einsatz von Exclaimer erreicht — mindestens solange das Mail vom Desktop/Laptop und mit Outlook verschickt wird. Was immer konsistent dargestellt wird sind — tataaa! — Signaturen in reiner Textform mit so wenigen Links wie möglich und konservativer Farbgebung.
Nach längerem Abwägen von Vor- und Nachteilen sehen unsere eigenen E-Mail-Signaturen seit 2024 wieder aus wie zu Netscape-Navigators-Zeiten: In Plaintext sauber strukturiert, nur mit den wichtigsten Informationen und ohne Links und Bilder. Back to the roots scheint hier das neue «auf in die Zukunft» zu sein!
